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做一個(gè)好秘書(shū)的秘訣

發(fā)布:2007-6-17 17:17:12  來(lái)源: 牛津管理評(píng)論 [字體: ]

  其實(shí)在認(rèn)識(shí) Rachel 之前 , 我對(duì)“秘書(shū)”的理解跟大多數(shù)人一樣簡(jiǎn)單 , 覺(jué)得秘書(shū)就是伺候人的活兒 , 只要有點(diǎn)兒眼色 , 沒(méi)什么 太難的 , 最需要的就是耐心。直到有機(jī)會(huì)跟 Rachel 這個(gè)在三家著名外企任職過(guò)的“資深秘書(shū)”見(jiàn)面聊天 , 才明白許多看似簡(jiǎn)單的 事情 , 做起來(lái)卻并不那樣容易。

     “提起秘書(shū) , 大多數(shù)人都會(huì)想到漂亮的女孩。事實(shí)上在國(guó)外 , 真正優(yōu)秀的秘書(shū)大多已近不惑之年 , 或許年齡更大。他們真的非 常專(zhuān)業(yè) ,以我現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)是沒(méi)法比擬的。”這個(gè)高挑的女孩子 , 一 身干練的職業(yè)套裝 , 說(shuō)話(huà)時(shí)的語(yǔ)調(diào)平穩(wěn)卻很有力度 , 老到的樣子 顯得比同齡人成熟許多。

     墊腳撐起半邊天

     2000 年 , 英語(yǔ)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的 Rachel 陰差陽(yáng)錯(cuò)地進(jìn)入一家法國(guó) 公司做秘書(shū)工作。當(dāng)時(shí)公司規(guī)模還小 , 許多制度體系不完善 , 反 而給Rachel 更多鍛煉機(jī)會(huì)。“其實(shí) , 做秘書(shū)最擔(dān)心的是得不到上 司的信任 , 因此 , 在與一個(gè)新老板相處的時(shí)候 , 最先要做的就是獲取他的信任。”

     公司要從廈門(mén)搬到上海 , 為了選址讓上司滿(mǎn)意 ,Rachel 下了 很大工夫。“在做事之前 , 一定要知道上司的口味 , 否則 , 你累死累活地跑半天 , 卻不一定有好效果。而且在給上司提出你的建議時(shí) , 一定要有十分充足的理由讓他相信 , 你的選擇是對(duì)的 !”在搞明白上司將來(lái)想要居住的地段和他心中的期望價(jià)格之后 , 她跑遍了上 海所有的寫(xiě)字樓 , 把各個(gè)寫(xiě)字樓的交通狀況、周邊服務(wù)、居住設(shè) 施全都調(diào)查了一遍。

     這件事辦得很成功 ,Rachel 的秘書(shū)生涯漂亮地打了頭一仗。“其實(shí)許多小事情也在不斷地滲透出上司對(duì)你信任與否。”Rachel 笑著說(shuō) , 就像訂機(jī)票、安排行程 , 有人覺(jué)得是再簡(jiǎn)單不過(guò)的事情 ,不需要任何技巧。其實(shí)每個(gè)老板都有自己的“口味”, 他喜歡乘哪個(gè)時(shí)段、哪個(gè)航空公司的飛機(jī) , 在飛機(jī)上喜歡坐哪個(gè)位子 ( 靠窗口還是靠走廊 , 頭等艙還是經(jīng)濟(jì)艙 ), 喜歡住哪家賓館、哪個(gè)樓 層 ( 吸煙還是不吸煙的 )、什么樣標(biāo)準(zhǔn)的房間等等 , 這一切秘書(shū)都必須了如之掌。“老板不會(huì)親口告訴你‘我喜歡什么’, 很多時(shí)候 要你用心地去想、去琢磨 , 雖然是小事情 , 但一次兩次辦不好 , 老板就會(huì)漸漸喪失對(duì)你的耐心和信任。”

     一個(gè)好的秘書(shū)是能頂半邊天的。比如 check E-mail 這種事。 剛開(kāi)始 , 上司讓 Rachel check 完后還要再檢查一遍 , 等過(guò)幾個(gè)月后 , Rachel 對(duì)上司的想法已經(jīng)了解透徹 , 她明白哪些 E-mail 是 老板認(rèn)為必須處理的 , 哪些是不急需處理的 , 漸漸地上司就完全相信了 Rachel 的判斷。“贏(yíng)取信任需要一個(gè)過(guò)程 , 在這個(gè)過(guò)程中 ,只有自己用心摸索。”

     在 Rachel 眼里 , 想要做一個(gè)合格的秘書(shū) , 一定要切實(shí)地關(guān)心 自己的上司 , 這種關(guān)心不是常人眼中的阿諛?lè)畛�。比如在開(kāi)會(huì)的 時(shí)候 ,一個(gè)合格的秘書(shū)明白什么時(shí)候應(yīng)該進(jìn)入會(huì)議室給上司送杯 水 , 或者提醒他注意休息等等。“許多人瞧不起這樣的小動(dòng)作 , 覺(jué) 得沒(méi)什么了不起。其實(shí) ,經(jīng)歷了 3 個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的會(huì)議后 , 他 這個(gè)時(shí)候已經(jīng)很渴、很疲倦了 , 一個(gè)關(guān)心的小舉動(dòng) , 會(huì)拉近你和 上司的距離。”

     Rachel 誠(chéng)懇地說(shuō) , 老板也是人 , 他們也時(shí)常為人際關(guān)系頭疼 , 許多老板在別人面前掩飾得很好 , 其實(shí) , 他們很難有交心的人 , 秘書(shū)和司機(jī)恐怕是他們最親密的人了。“作為他身邊最貼近的下屬 和同事 , 如果他信任你 , 會(huì)跟你講許多他的煩惱和困惑 , 因?yàn)樗?道 ,你不會(huì)到處亂講。更好的秘書(shū) , 還能夠?yàn)樯纤境鲋饕?, 替他們 解除困惑。”

     “老板永遠(yuǎn)是對(duì)的 !”

     中國(guó)有句古話(huà) ,“伴君如伴虎”。和上司相處的過(guò)程 , 不但是相互信任的過(guò)程 , 同時(shí)也是磨合的過(guò)程。

     Rachel 回憶起自己剛?cè)胄袝r(shí)的一段遭遇。 在法國(guó)公司做秘書(shū)時(shí)的 Rachel, 因?yàn)?沒(méi)有太多經(jīng)驗(yàn) , 上司說(shuō)的一切命令她都只是用“好的”來(lái)回答。后來(lái)她漸漸意識(shí)到 這樣做可能導(dǎo)致每件事情都無(wú)法完成。于 是 , 在進(jìn)入飛利浦公司擔(dān)任亞太區(qū)總裁秘 書(shū)后 ,她學(xué)會(huì)了積極跟上司有效溝通 , 不 能做的一定事先明說(shuō)。“上司可能會(huì)一天 交付 10 項(xiàng)任務(wù) , 而你或許只能做好 5 項(xiàng) , 開(kāi)始就應(yīng)該跟上司講明白, 我只能完成其 中 5 項(xiàng) , 如果都做 , 可能會(huì)做得一塌糊涂。 這樣 , 他會(huì)另行安排合適的人選協(xié)助你完 成工作。如果什么都用‘好的’作回答 ,最終吃苦果的只有自己 , 而且逐漸會(huì)讓老板懷疑你的能力。”

  “中國(guó)人不太善于 challenge 自己的 上司 , 任何事情都容易唯命是從。但在外 企 , 上司更愿意在第一時(shí)間知道你遇到的 困難和想法 ,這樣更有利于他下一步工作 計(jì)劃的執(zhí)行。”

     “老板永遠(yuǎn)是對(duì)的。與上司相處的過(guò) 程難免會(huì)有被誤解的時(shí)候 , 這個(gè)時(shí)候最好 先站在上司的角度思考他為什么會(huì)這樣想,而后找個(gè)合適的時(shí)解釋清楚。如果一開(kāi)始就不顧一切地去解釋?zhuān)粫?huì)適得其反。”

     Rachel 談起自己曾經(jīng)遇到過(guò)的一個(gè) 麻煩。中秋節(jié)發(fā)月餅票 , 在計(jì)算時(shí)忘記了 司機(jī)的份額 , 當(dāng) Rachel 發(fā)現(xiàn)時(shí)有點(diǎn)兒慌。一位部門(mén)經(jīng)理知道后把自己的份額讓給了 司機(jī),Rachel 很高興。當(dāng)時(shí)上司在泰國(guó)出 差 ,Rachel 就 發(fā) E-mail 給 他 , 說(shuō) 事 情得 到了解決。得到的回復(fù)卻是上司的大發(fā)雷 霆 :“你沒(méi)有任何權(quán)力來(lái)幫我決定事情 !” Rachel 當(dāng)然很不開(kāi)心 , 后來(lái)靜心一想 , 明白是自己在信里沒(méi)有寫(xiě)清楚 , 讓上司誤以 為自己把他的月餅票給了司機(jī) , 擅自動(dòng)用 他的私人物品。“我當(dāng)時(shí)沒(méi)有即刻打電話(huà) 給他 , 只是寫(xiě)E-mail 說(shuō)一切等你回來(lái)解釋。如果馬上打電話(huà)辯解 , 老板會(huì)認(rèn)為你在挑釁他 , 事情只會(huì)更糟。靜下心來(lái)找原 因才是關(guān)鍵 , 要把握一個(gè)原則——老板永 遠(yuǎn)是對(duì)的。他發(fā)脾氣也好 , 表?yè)P(yáng)也好 , 他 有自己的立場(chǎng) ,多站在他的角度考慮問(wèn)題 , 會(huì)讓自己做事情事半功倍。”

     潛伏的“貴人”

     “我一直相信一句話(huà) ,‘你成功的一 半是由上司定義的’。和上司的融洽相處 , 同時(shí)也是對(duì)自己的成全。”Rachel 談起這 一點(diǎn)深有體會(huì)。

     Rachel 離開(kāi)秘書(shū)行業(yè)已經(jīng)有半年時(shí) 間了 , 而她的事業(yè)轉(zhuǎn)型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要調(diào)任北京 , 當(dāng)時(shí)的 Rachel有兩個(gè)選擇 , 和老板一同 去北京繼續(xù)秘書(shū)工作 ; 或者留在上海 , 重 新開(kāi)始另一個(gè)新角色 , 在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶(hù)專(zhuān)員。經(jīng)過(guò)幾夜不眠的思量 ,Rachel 決定選擇后者。

     “我相信跟我共過(guò)事的人 , 再做任何 事情都同樣出色。”這是上司臨走時(shí)留給 她的一句話(huà)。Rachel 開(kāi)始做一個(gè)真正意 義上的職員 ,開(kāi)始有機(jī)會(huì)接觸公司的核心 業(yè)務(wù)。初期的轉(zhuǎn)型困難重重 , 前任上司卻在遙遠(yuǎn)的北京一直關(guān)心著Rachel 的成長(zhǎng)。每次回上海,有機(jī)會(huì)的話(huà)都會(huì)面對(duì)面給她肯定和鼓勵(lì),讓從沒(méi)學(xué)過(guò)金融的Rachel 越來(lái)越有信心 ,在新崗位上也越 來(lái)越適應(yīng)。

     問(wèn)起Rachel 有沒(méi)有過(guò)怕上司的心態(tài), Rachel 笑著說(shuō), 和上司相處, 說(shuō)難也不難。千萬(wàn)不要因?yàn)樗悄愕睦习迥憔湍盟?dāng)God, 要把他看做是自己的同事, 出了公司大門(mén)是自己的朋友。有了這樣的平 和心態(tài) ,才可以更放松地和他相處。”

     你和工作伙伴在工作上相互依賴(lài) , 老板也不例外。對(duì)照以下這些管理細(xì)節(jié) , 你很好 地實(shí)現(xiàn)了老板對(duì)你的期望了嗎?

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