“半年前，公司考慮到照顧一些吸煙員工的需要，專門開辟了一個小休息室，指定吸煙的員工到專門的休息室吸煙。”孫紅琳說，“同時我們還規(guī)定，每天只有10分鐘的吸煙時間，避免一些員工在休息室里逗留。”
但是，出乎人力資源部的意外，吸煙的員工約定俗成似的，都選擇在下午3點的時候跑到休息室，一邊吸煙，一邊聊天。孫紅琳不斷收到員工的投訴：由于過于集中，煙味無法及時排出休息室，辦公區(qū)內(nèi)不時會飄來嗆人的煙味；吸煙員工談笑聲太大，影響到辦公區(qū)內(nèi)仍在繼續(xù)工作的員工。尤其是女性員工，對此頗有怨言。
慢慢地，公司內(nèi)的所有員工都把下午3點當(dāng)成了公司規(guī)定的休息時間，即使非吸煙員工，也會在這個時間段放下手頭的工作，串位閑聊。
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“盡管我在一些場合也提出過警告：10分鐘的時間并不是每個員工的休息權(quán)利，即使要休息一會，也不宜如此串座。”孫紅琳非常苦惱，“但他們認(rèn)為，既然吸煙的員工可以有這個特權(quán)，為何我們就不可以有？”
尷尬之中的孫紅琳面臨一個兩難困境：取消這個10分鐘的吸煙時間，一方面會引發(fā)員工的強(qiáng)烈反彈，另一方面也無法控制員工在休息室的逗留時間；如果不對此進(jìn)行控制，約定俗成式的休息時間就成為公司全員的休息，對工作必然會帶來負(fù)面影響。
孫紅琳該怎么辦？
首要考慮公平性
從案例中可以看到，吸煙員工利用所獲得的10分鐘吸煙時間的“特權(quán)”集中吸煙，一定程度上反映出員工的心理需求，即溝通的需要。最終使3點鐘成為該公司約定俗成的休息時間則是由于“特權(quán)”導(dǎo)致了其他非吸煙員工產(chǎn)生不公平感所致，反映出的是員工群體的一種價值觀念，即公平性原則。
解決問題首先需要解決的是“特權(quán)”本身，然后才是如何使用特權(quán)的問題。企業(yè)制度或約定的制訂面向的應(yīng)當(dāng)是全體員工而非個別人，而面向部分人員所制訂而產(chǎn)生“特權(quán)”現(xiàn)象則往往會在員工中產(chǎn)生不公平感。這種不公平感最終導(dǎo)致了案例中發(fā)生的情況：大家都來享受“特權(quán)”，最后所謂的特權(quán)變成為一種習(xí)慣。這是制度制訂之前必須先考慮的問題。
其次，在企業(yè)的管理實踐中，制度所不能達(dá)到的層面往往是依托企業(yè)文化的引導(dǎo)來實現(xiàn)。企業(yè)文化能夠?qū)χ贫入y以觸及和約束的員工行為進(jìn)行引導(dǎo)與規(guī)范。在本案中，公司僅對員工吸煙區(qū)域與時間進(jìn)行了約束，并未對員工是否應(yīng)當(dāng)同時在3點吸煙或者是集體吸煙、聊天進(jìn)行約定，現(xiàn)實中這也不可能進(jìn)行約束。
根據(jù)以上分析，孫紅琳可采取的解決方案如下：
第一，以公司的名義明確規(guī)定下午3點至3點10分鐘作為全公司的休息時間；
當(dāng)一種行為已經(jīng)在公司成為一種共同的習(xí)慣或約定俗成后，要改變這種行為習(xí)慣是比較困難的。因此，強(qiáng)硬地取消10分鐘的休息時間，必將引發(fā)公司員工的抵抗心理，同時還可能引起一些員工對公司有關(guān)制度的朝令夕改引發(fā)不信任態(tài)度。事實上，現(xiàn)在很多公司都有一個teatime或coffeetime，因此，孫紅琳解決問題的關(guān)鍵不在于是否需要取消10分鐘的休息時間，而在于對待10分鐘時間的態(tài)度，即如何從員工的角度出發(fā)，有效地發(fā)揮出10分鐘休息時間的作用。
第二，以各種活動形式，豐富10分鐘休息時間內(nèi)容。比如簡單的健身運動，緩解工作疲勞；開展簡單的辦公場所的小游戲，增加同事之間的交流，增強(qiáng)團(tuán)隊意識；組織一些簡短的有關(guān)公司經(jīng)營、管理或日常工作等的研討活動，增加員工對公司的了解，并為公司的發(fā)展提供建議，這種形式要比一些正式場合的效果要有效得多。
第三，注重對員工行為的引導(dǎo)、約束。在案例中我們可以看到，在吸煙員工的行為對其他非吸煙員工的工作產(chǎn)生影響時，他們并未受到警告或指正，因此，可以認(rèn)為他們的行為在一定程度上是得到了默許。如果員工的行為在一開始的時候得不到約束，必然會導(dǎo)致行為影響的放大，產(chǎn)生更多不良后果。因此，一定要注意防微杜漸，合理引導(dǎo)。
