使用簡單明確的主旨行，精確地表達您郵件中的重點
簡潔地表達出想要表達的內容
使用方便閱讀的字型 (某些研究顯示大小為 10 的 Verdana 或 Arial 字型都是最適于在線閱讀的字型)。 在商業(yè)書信中最好避免使用復雜且具裝飾效果的風格
為減少散播病毒的風險，最好寄送純文字格式的電子郵件，且不要在未獲得對方同意之前就夾帶附件。 也別忘了更新防毒軟件。 Microsoft Office 和 Outlook 2003 具有幾種功能，可以幫助降低中毒的風險，以及避免受到帶有病毒的電子郵件影響
使用電子郵件簽名或電子名片提供完整的聯(lián)絡信息，包括電話號碼和公司名稱
將信件寄出之前，務必使用拼字檢查，并詳讀信件以檢查是否有文法錯誤或其它問題
信中最好避免玩笑、隨意的評論和俚語等，以避免引起誤會
當您收到真正寄件者 (相對于垃圾郵件寄件者) 的來信，即使無法立刻做出完整回復，也請在 24 小時內告知對方已經收到信件。 您可以使用 Microsoft Outlook 2003 中的 [快速標志] 功能，依照優(yōu)先級或時間敏感度標示郵件訊息
如果您預計將會超過 24 小時無法使用電子郵件，請使用 [郵件錄音機] 自動應答功能
在大多數情況下，電子郵件禮儀都只是基本的常識運用。 您很清楚在面對面舉行會議或電話交談時，要如何和客戶應對。 只要多花一點心思，加上一些有用的電子郵件工具 (例如 Outlook 2003 中的功能)，您就可以制作出表達善意和問候的電子郵件訊息，這樣一來您在業(yè)務上也能大有收獲。
