1、數(shù)據(jù)沒(méi)有共享
這是大部分企業(yè)的通病。他們以為,財(cái)務(wù)管理信息化,就是財(cái)務(wù)部門(mén)的事情。其他部門(mén)需要什么數(shù)據(jù),就像財(cái)務(wù)部門(mén)要好了。其實(shí),這么做非常的不合理。就像上面所說(shuō)的,若沒(méi)有其他部門(mén)的用戶去監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén),則財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能保證及時(shí)更新,雖然月底出的報(bào)表時(shí)正確的,但是,在平時(shí)查詢數(shù)據(jù)時(shí),就可能存在誤差。
其次,就是其他部門(mén)人員每次需要數(shù)據(jù)的時(shí)候,都需要向財(cái)務(wù)部門(mén)要。這無(wú)論是誰(shuí),都會(huì)厭煩。如銷售人員,若能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享的話,可以每個(gè)星期一,導(dǎo)出一張應(yīng)收帳款余額表,作為本周自己工作的依據(jù)。但是,若銷售人員不能自給導(dǎo)報(bào)表的話,那結(jié)果是,很可能銷售人員只能一個(gè)月拿到一張報(bào)表了,在這一個(gè)月中,只能靠自己手工記錄�?梢�(jiàn),如此無(wú)論是工作效率,還是信息準(zhǔn)確性上面,都值得商榷。
2、數(shù)據(jù)與其他部門(mén)連接不好
現(xiàn)在大部分企業(yè),特別是中小企業(yè),都只是上了一個(gè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),而沒(méi)有上ERP系統(tǒng)。光上財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)就有這么一個(gè)缺陷,就是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來(lái)源,都要靠手工輸入。而這個(gè)手工輸入的工作,效率不高,準(zhǔn)確率也不是很理想。而且,然后查詢起來(lái)也是一個(gè)問(wèn)題。
就如同上面所說(shuō)的,在生產(chǎn)企業(yè)中,單據(jù)比較多,有些要專門(mén)有一個(gè)人員來(lái)輸入這些單據(jù),這可以說(shuō)是勞命傷財(cái)?shù)氖虑椤F鋵?shí),企業(yè)也不是一定要這么做。企業(yè)此時(shí)只需要花一點(diǎn)小錢(qián),讓技術(shù)人員開(kāi)發(fā)一個(gè)導(dǎo)入工具,如此,只要其他部門(mén)按照固定的格式整理好數(shù)據(jù)的話,即每天提供一份報(bào)表的話,則財(cái)務(wù)人員的工作要輕松很多。并且,如此還可以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量,何樂(lè)而不為呢?而且,開(kāi)發(fā)一個(gè)導(dǎo)入工具的成本也不是很高,千把塊錢(qián)就可以搞定的事情。
以上這些是自認(rèn)為財(cái)務(wù)管理信息化已經(jīng)做的非常好的企業(yè),仍然存在的一些通病。若大家遇到這些問(wèn)題,那現(xiàn)在去改進(jìn),必然可以使得企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化更上一層樓。有時(shí)候,一些細(xì)小的改進(jìn),就可以使得信息化水平前進(jìn)一大步。
中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的通病
人情要講究禮尚往來(lái),財(cái)務(wù)信息化也是如此,要講究禮尚往來(lái)。這句話何解呢?我們先來(lái)看一下,現(xiàn)在大部分企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的局限性。
很多企業(yè)在搞財(cái)務(wù)信息化時(shí),都只局限在財(cái)務(wù)一個(gè)部門(mén)。其實(shí),這是非常不好的。偉人說(shuō)過(guò),絕對(duì)的權(quán)力,絕對(duì)的腐敗。而現(xiàn)在就財(cái)務(wù)部門(mén)在用財(cái)務(wù)管理軟件,其他部門(mén)都沒(méi)有直接用到其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),這導(dǎo)致的結(jié)果就是,財(cái)務(wù)管理軟件在財(cái)務(wù)部門(mén)用的好不好,只有財(cái)務(wù)部門(mén)自己清楚。有些帳務(wù)出錯(cuò)了,也沒(méi)有人去監(jiān)督;有些帳目應(yīng)該日事日畢,但是,他們沒(méi)有及時(shí)登帳,可是,沒(méi)有人去稽核,他們也就相安無(wú)事。
所以,我認(rèn)為,財(cái)務(wù)管理信息化要作的好,必須實(shí)現(xiàn)“禮尚往來(lái)”。即,其他部門(mén)如采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等要把當(dāng)天發(fā)生的費(fèi)用及時(shí)匯報(bào)給財(cái)務(wù),而財(cái)務(wù)部門(mén)也要及時(shí)在系統(tǒng)中錄入單據(jù),然后把查詢的權(quán)限交給其他部門(mén),讓他們可以實(shí)時(shí)查詢相關(guān)信息。
財(cái)務(wù)現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景一:
某個(gè)銷售員,想要知道到現(xiàn)在為止,自己負(fù)責(zé)客戶的應(yīng)收未收明細(xì)及未開(kāi)發(fā)票明細(xì)。怎么辦呢?就去向財(cái)務(wù)要。然后,財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中把報(bào)表拉出來(lái),給這個(gè)銷售員。如此,一個(gè)月一次,還可以。雙方都不覺(jué)得煩,但是,若一個(gè)星期一次,那可能財(cái)務(wù)人員或者銷售人員都不會(huì)干了。